Τα βιβλία της επιχείρησης στο Odoo, όπως τα θέλει ο λογιστής

ΕΓΛΣ ή ΕΛΠ: τα βιβλία στο σχέδιο που τηρείτε

Η εταιρεία στήνεται με το σχέδιο που τηρεί: το ΕΛΠ του ν. 4308/2014 ή το ΕΓΛΣ, με πάνω από 650 και πάνω από 1.200 λογαριασμούς αντίστοιχα, έτοιμους από την πρώτη μέρα. Κάθε λογαριασμός έχει ήδη τον χαρακτηρισμό myDATA και τον κωδικό Ε3 που του αντιστοιχεί.

Αν η εταιρεία έχει δικό της λογιστικό σχέδιο σε Excel, εισάγεται με τους κωδικούς και τις περιγραφές του. Κάθε λογαριασμός παίρνει τον χαρακτηρισμό, τον ΦΠΑ και τον κωδικό Ε3 του αντίστοιχου λογαριασμού του ελληνικού σχεδίου. Όπου η αντιστοίχιση δεν είναι σίγουρη, το σύστημα ρωτά τον λογιστή αντί να μαντέψει.

Το ισοζύγιο βγαίνει και στα δύο σχέδια, με τις ίδιες κινήσεις και τα ίδια σύνολα, χωρίς μετατροπή των βιβλίων. Έτσι τα βιβλία τηρούνται σε ΕΓΛΣ και το ισοζύγιο για τις οικονομικές καταστάσεις βγαίνει σε ΕΛΠ.

Μία σειρά για κάθε τύπο παραστατικού

Το l10n.gr καλύπτει και τους 53 τύπους παραστατικών του myDATA. Ο οδηγός εγκατάστασης ρωτά για τη δραστηριότητα, όχι για ρυθμίσεις: τι πουλά η επιχείρηση και σε ποιους, αν πουλά στο εξωτερικό, αν έχει λιανική, αποθήκη ή καταστήματα. Από τις απαντήσεις ανοίγει μόνο τις σειρές και τα ημερολόγια που χρειάζονται και, πριν εφαρμόσει οτιδήποτε, δείχνει προεπισκόπηση.

Κάθε σειρά δένεται με τον τύπο παραστατικού, τον αριθμό εγκατάστασης και τους χαρακτηρισμούς της, ώστε ο χρήστης να μη χρειάζεται ποτέ να επιλέγει κωδικούς του myDATA με το χέρι. Από τη φορολογική θέση του πελάτη ή του προμηθευτή προκύπτει το ημερολόγιο (εσωτερικού, ενδοκοινοτικών ή τρίτων χωρών) και από το ημερολόγιο η σειρά.

myDATA προς τις δύο κατευθύνσεις

Τα έσοδα διαβιβάζονται την ώρα της έκδοσης, με το ΜΑΡΚ πάνω στο παραστατικό. Τα παραστατικά εξόδων έρχονται από το myDATA στο Odoo ως ληφθέντα: το AI διαβάζει το έγγραφο του προμηθευτή με OCR και διορθώνει τις περιγραφές των γραμμών, και το ληφθέν παραστατικό αντιστοιχίζεται με το τιμολόγιο αγοράς.

Στη λίστα φαίνεται τι έχει αντιστοιχιστεί, τι έχει χαρακτηριστεί, τι περιμένει τιμολόγιο αγοράς και τι ακύρωσε ο εκδότης. Ό,τι υπάρχει στην ΑΑΔΕ και λείπει από τα βιβλία δεν ξεφεύγει.

Αν ο πάροχος δεν απαντήσει την ώρα της έκδοσης, το παραστατικό εκδίδεται με ένδειξη αδυναμίας διαβίβασης και διαβιβάζεται ξανά αυτόματα με τον ίδιο αριθμό. Παραστατικό που απέρριψε η ΑΑΔΕ δεν καταχωρείται: μένει σε πρόχειρο, με τον λόγο της απόρριψης, μέχρι να διορθωθεί.

Η δήλωση ΦΠΑ συμφωνεί με το myDATA πριν υποβληθεί

Κάθε φόρος είναι ήδη αντιστοιχισμένος στους κωδικούς της Φ2. Η περιοδική δήλωση ΦΠΑ βγαίνει από τα βιβλία, και κάθε κωδικός της συγκρίνεται με τα ποσά που έχει η ΑΑΔΕ στο myDATA. Όπου υπάρχει διαφορά, ένα κλικ δείχνει τα παραστατικά που την προκαλούν.

Έτσι ο λογιστής βρίσκει το τιμολόγιο που απορρίφθηκε ή δεν διαβιβάστηκε πριν από την υποβολή, όχι όταν έρθει η ειδοποίηση της ΑΑΔΕ.

Ε3 και Φ4 από τα ίδια δεδομένα

Κάθε γραμμή εσόδου και εξόδου φέρει τον κωδικό Ε3 της, και ο έλεγχος δείχνει τα ποσά των βιβλίων δίπλα στα ποσά του myDATA, πριν από την υποβολή του Ε3.

Ο ανακεφαλαιωτικός πίνακας Φ4 των ενδοκοινοτικών συναλλαγών βγαίνει από τα ίδια τιμολόγια.

Πάγια, αποσβέσεις και παρακρατήσεις

Με την αγορά, το πάγιο καταχωρείται στο μητρώο παγίων και οι αποσβέσεις του λογίζονται αυτόματα. Στην πώληση και στην απόσυρση το αποτέλεσμα λογιστικοποιείται σωστά, και ο μη εκπιπτόμενος ΦΠΑ προστίθεται στην αξία κτήσης.

Στις αμοιβές, η παρακράτηση φόρου καταχωρείται στη σωστή κατηγορία από το ίδιο το τιμολόγιο.

Κλείσιμο περιόδου και χρήσης

Η απογραφή έναρξης και λήξης, οι αποσβέσεις στο τέλος της χρήσης και κάθε λογιστική εγγραφή χωρίς παραστατικό παίρνουν τον χαρακτηρισμό και τον κωδικό Ε3 τους και διαβιβάζονται στο myDATA.

Η νέα χρήση ανοίγει με τα υπόλοιπα που μεταφέρονται.

Δικλίδες που σταματούν το λάθος

Πριν από την καταχώρηση, το σύστημα ελέγχει όσα ζητά ο νόμος και η ΑΑΔΕ: αρίθμηση και ημερομηνίες, τύπο παραστατικού και περιεχόμενο, διπλή διαβίβαση. Αν κάτι δεν είναι σωστό, σταματά και εξηγεί στα ελληνικά τι πρέπει να διορθωθεί.

Το λάθος διορθώνεται πριν φτάσει στο myDATA, όχι αργότερα με ακυρωτικό.

Τιμολόγηση προς το Δημόσιο

Το τιμολόγιο προς φορέα του Δημοσίου εκδίδεται όπως κάθε τιμολόγιο πώλησης, με τα στοιχεία της σύμβασης και του προϋπολογισμού, και φτάνει στον φορέα μέσω Peppol. Η απάντηση του φορέα, από την παραλαβή ως την αποδοχή, φαίνεται πάνω στο τιμολόγιο.

Το B2G περιλαμβάνεται στο l10n.gr. Ο πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να το χρεώνει χωριστά.