Τιμολόγιο προμηθευτή: το καταχωρείτε, δεν το διαβιβάζετε

Η καταχώρηση των τιμολογίων προμηθευτών είναι η πιο συχνή εργασία ενός λογιστηρίου, και συχνά συνοδεύεται από μια παρανόηση: ότι το παραστατικό που λαμβάνουμε πρέπει να το διαβιβάσουμε κι εμείς. Σύμφωνα με την Α.1138/2020, το τιμολόγιο το διαβιβάζει στο myDATA ο εκδότης του. Ο λήπτης το καταχωρεί στα βιβλία του, το χαρακτηρίζει και το εξοφλεί.

Αυτό αφορά κάθε επιχείρηση που αγοράζει αγαθά ή υπηρεσίες, και κυρίως όσους στο λογιστήριο καταχωρούν καθημερινά παραστατικά αγορών. Σημασία έχουν ο αριθμός και η ημερομηνία του ίδιου του προμηθευτή, γιατί με αυτά το παραστατικό αντιστοιχίζεται αργότερα με όσα βλέπει η ΑΑΔΕ.

Η επιχείρηση καταχωρεί το τιμολόγιο μία φορά και παίρνει σωστές λογιστικές εγγραφές, όπου ο ΦΠΑ καταχωρείται χωριστά από το έξοδο και μεταφέρεται στην περιοδική δήλωση. Ο χαρακτηρισμός για το Ε3 συμπληρώνεται χωρίς πληκτρολόγηση και αποστέλλεται μόνο όταν ο εκδότης έχει ήδη διαβιβάσει το δικό του παραστατικό, οπότε δεν δημιουργούνται εκκρεμότητες ή διπλές εγγραφές.