Κλείδωμα περιόδου — οι πέντε κλειδαριές και τι κάνει η καθεμιά

Μόλις υποβληθεί η δήλωση ΦΠΑ ενός μήνα ή κλείσει η χρήση, τα ποσά που δηλώθηκαν δεν πρέπει να αλλάξουν, γιατί τότε τα βιβλία παύουν να συμφωνούν με όσα έχουν υποβληθεί. Ο ν. 4308/2014 (άρ. 5) ζητά ακεραιότητα και αμεταβλητότητα των λογιστικών δεδομένων: ό,τι οριστικοποιήθηκε διορθώνεται με νέα εγγραφή. Για τον ΦΠΑ ειδικά, η διόρθωση ποσών που δηλώθηκαν γίνεται με τροποποιητική δήλωση. Ένα παραστατικό που έφτασε καθυστερημένα καταχωρείται, κατά τη λογιστική πρακτική, στην τρέχουσα περίοδο.

Το θέμα αφορά τον υπεύθυνο λογιστηρίου και τον λογιστή, που φροντίζουν να συμφωνούν τα βιβλία με τις δηλώσεις.

Η επιχείρηση κλειδώνει τις περιόδους με διαφορετική εμβέλεια: μόνο πωλήσεις, μόνο αγορές, ό,τι επηρεάζει τον ΦΠΑ ή όλες τις εγγραφές. Η περίοδος της δήλωσης ΦΠΑ κλειδώνει αυτόματα μόλις ολοκληρωθεί η δήλωση. Τα κλειδώματα αυτά αίρονται όταν χρειάζεται και επιτρέπουν εξαιρέσεις για συγκεκριμένες περιπτώσεις, ενώ το οριστικό κλείδωμα δεν αίρεται ποτέ, ώστε η χρήση που οριστικοποιήθηκε να μένει αμετάβλητη.