Έξοδα προσωπικού: υποβολή, έγκριση και απόδοση

Ο εργαζόμενος πληρώνει συχνά από την τσέπη του έξοδα της επιχείρησης, όπως καύσιμα για μια επίσκεψη σε πελάτη, και φέρνει την απόδειξη για να πάρει πίσω τα χρήματα. Η δαπάνη πρέπει να καταχωρηθεί στα βιβλία με το παραστατικό της, να εγκριθεί και να αποδοθεί. Για να εκπέσει, το παραστατικό πρέπει να είναι στο όνομα της επιχείρησης και η δαπάνη να αφορά τη δραστηριότητά της (άρθρο 22 ν. 4172/2013).

Δύο σημεία κρίνουν το αποτέλεσμα. Κάθε είδος εξόδου πρέπει να καταλήγει στον λογαριασμό που αντιστοιχεί στο αντικείμενό του και να φέρει τον σωστό φόρο, αλλιώς ο ΦΠΑ μένει μέσα στη δαπάνη και χάνεται. Και ο εργαζόμενος δεν είναι προμηθευτής αλλά πιστωτής της επιχείρησης, οπότε η οφειλή προς αυτόν παρακολουθείται χωριστά. Επιπλέον, η απόδειξη λιανικής δεν φέρει τον ΑΦΜ της επιχείρησης, και τη διαβίβασή της στο myDATA την οφείλει η ίδια η επιχείρηση μέσα στην περίοδο ΦΠΑ της δαπάνης.

Το θέμα αφορά το λογιστήριο και όσους εγκρίνουν δαπάνες. Η διαδικασία από την υποβολή της δαπάνης ως την απόδοση είναι σαφής: ο φόρος εκπίπτει όπου το επιτρέπει ο νόμος και η οφειλή προς κάθε εργαζόμενο φαίνεται ανά πάσα στιγμή.